ГРУППА КОМПАНИЙ АРТИ

Менеджер ОСК в АРТИ

часть 1

В первой части рассмотрим процесс ведения сервисного
договора в АИС SD (ВСД).
Краткое описание процесса
1
Менеджер по продажам создает новую организацию в АИС CRM.
2
После чего происходит синхронизация c АИС SD, где менеджер по сопровождению ОСК может отредактировать подтянувшуюся организацию.
Организация может не отразиться в АИС SD, если в АИС CRM не установлен чек-бокс <<Обслуживается в Service Desk>>.
3
На менеджера по сопровождению формируется задача в АИС CRM «Создать договор в АИС SD».
4
Менеджер по сопровождению в АИС CRM изучает бюджет проекта, договор и техническое задание.
5
Менеджер по сопровождению создает договор в АИС SD, 1С УТ и проект в АИС Portal в соответствии с подписанным договором.

1 | Создание нового договора в АИС SD

Для создания нового договора в АИС SD необходимо перейти в раздел «Договоры» и нажать на кнопку «Создать новую запись».


Откроется карточка создания договора.

Вкладки доступные во время первоначального заведения договора

Карточка договора


Далее необходимо заполнить информацию по условиям работы, полученную от менеджера по продажам из АИС CRM.


Шаг 1 - Вносим информацию по условиям работы из переданной карточки контракта и выбираем форму сервисного листа.



Шаг 2 - Вносим информацию об организации Заказчика и планируемом объеме работ.
Шаг 3 - Устанавливаем чек-боксы, если требуется создание личного кабинета Заказчика.

Тарификация и товары

Шаг 4 - Заполняем информацию о тарификации по условиям договора.

Приёмка и оплата услуг

Шаг 5 - Важно! Заполняем информацию о сроках отчетного периода для оплаты услуг.
Вкладки ниже становятся доступны после создания нового договора и перехода в режим редактирования:

2 | Создание объектов в АИС SD

Для добавления нового объекта необходимо перейти в раздел «Объекты».

1 - Указываем название объекта и выбираем организацию из выпадающего списка;
2 - Вводим точный адрес объекта с географическими координатами;
3 - Дозаполняем информацию по адресу, а также указываем зону удаленности* и тип объекта.

*Зона удаленности 1 - в пределах города;
Зона удаленности 2 - в радиусе до 100 км от города;
Зона удаленности 4 - в радиусе от 100 км от города.
  • Если необходимый адрес отсутствует в справочнике, следует добавить адрес в свободной форме в поле "Адрес".
  • Если координаты объекта не подставились автоматически, следует найти объект на карте и установить маркер (кликнуть в нужном месте левой кнопкой мыши).

3 | Создание нового клиента в 1С УТ

Менеджер ОСК создает задачу АИС Portal на ОБУ на добавление контрагента в 1С УТ и прикладывает реквизиты контрагента.
ОБУ проверяют в 1С УТ по ИНН и наименованию наличие контрагента в базе. Если контрагент не был добавлен ранее, то ОБУ создают нового контрагента в базе 1С УТ. При создании присваивается код 1С.

ОБУ отправляет код 1С менеджеру ОСК, для внесения его в карточку организации в АИС SD.

Создание договора в 1С УТ

После получения кода 1С необходимо создать новый договор в 1С УТ.

При создании договора в 1С менеджер по сопровождению заполняет шапку в карточке создания договора и вкладки «Общие» и «Прочее».
Шаг 1 - Заполнение карточки договора

«Организация» – наименование организации ГК, на которую заключен договор;
«Контрагент» – наименование организации, с которой заключен договор;

«Группа договоров» – группа, к которой относится оформляемый договор. Если договоры не сгруппированы, то данное поле можно не заполнять;
«Наименование» – наименование договора;
«Вид договора» – вид заключаемого договора;
«Номер» – номер договор (также, номер договора чаще всего прописывается в наименовании);
«От:» - дата заключения договора;
«Срок действия» - дата окончания действия договора.
Шаг 2 - Заполнение вкладки «Общие»

«Ведение взаиморасчетов» -
для договора должна быть указана валюта взаиморасчетов. В качестве валюты взаиморасчетов может быть задана любая валюта, зафиксированная в справочнике «Валюты». Как правило, заполняется автоматически.

Шаг 3 - Заполнение вкладки «Прочие»

Заполняются все поля, исходя из указанной информации в договоре АИС SD.

После того, как был контрагент и договор созданы в 1С УТ, нужно настроить синхронизацию с АИС SD. Это необходимо для того, чтобы заказы из АИС SD формировались в 1С УТ.
Для успешной синхронизации необходимо заполнить обязательные поля в АИС SD:
  • код 1С УТ
  • наименование контрагента 1С УТ
  • ИНН контрагента
А также убедиться, что наименование договора в АИС SD совпадает с наименованием в 1С УТ.

4 | Создание проекта в АИС Portal

Создание проекта по новому заказчику в АИС Portal позволяет собрать всю ключевую информацию по Заказчику, а также все задачи в одном месте.

При создании проекта в АИС Portal необходимо указать организацию, чтобы отобразились все рабочие вкладки для ведения проекта по Заказчику.
Карточка создания проекта

1 - В названии проекта должно быть название организации Заказчика
2 - Обязательно заполняем поле "Организация", чтобы стали доступны все вкладки проекта
3 - Доступные вкладки по проекту (после добавления организации)
О том, как работать с проектами и задачами в АИС Portal смотрите по ссылке >
Вкладки проекта

5 | Создание задачи на инвентаризацию

Инвентаризация парка техники (ИТЗ) - это процесс, в ходе которого сервисный инженер выезжает на объект заказчика для инвентаризации оборудования и проверки его технического состояния.
Менеджер по сопровождению в АИС Portal создает задачу на менеджера-координатора о необходимости проведения инвентаризации.
Менеджер-координатор принимает работу у сервисного инженера и прикладывает Excel-файл с отчётом по итогам инвентаризации в задачу АИС Portal.
Менеджер по сопровождению проверяет результаты инвентаризации в задаче АИС Portal, согласно приложенному Excel-файлу «Результаты инвентаризации» и формирует акт постановки парка техники на обслуживание.
В задаче на проведение инвентаризации должно быть указано:
  • Количество объектов и адреса.
  • Список оборудования.
  • Дополнительная информация.
  • Контакты ответственных лиц.
  • Сроки проведения инвентаризации.
  • Необходимость пропуска.
  • Необходимость маркировки оборудования.
  • Дополнительные задания (при наличии).
По ссылке можно посмотреть графическую схему процесса "Ведение сервисного договора". Совет: для удобства просмотра файл лучше скачать.
Made on
Tilda