Группа компаний арти
Корпоративный портал:
часть 3
часть 3
В третьей части научимся работать с разделами "Задачи" и "Проекты".
Раздел "Задачи"
Задачи - это инструмент для организации и координации командной работы.
С его помощью сотрудники могут планировать и контролировать свои задачи, а руководители - отслеживать загрузку и эффективность команды, управлять проектами и рабочими процессами.
С его помощью сотрудники могут планировать и контролировать свои задачи, а руководители - отслеживать загрузку и эффективность команды, управлять проектами и рабочими процессами.
Раздел «Задачи» состоит из подразделов:
- «Мои задачи» – задачи, в которых Вы - Исполнитель;
- «Порученные мной» - задачи, в которых Вы - Автор;
- «Контролируемые мной» – задачи, в которых Вы – Контролёр;
- «Все задачи» – все выше перечисленные задачи;
- «Повторяющиеся задачи» - задачи созданные с настройкой «Повторение».
1 | Создание задачи
Чтобы создать новую задачу кликните на зеленую кнопку "Создать" над списком текущих задач. Откроется страница создания.
1 - Название — кратко сформулируйте суть задачи.
2 - Описание — укажите необходимую информацию, детали и ожидаемый результат.
3 - При необходимости добавьте отметки:
5 - Исполнитель — выберите сотрудника, ответственного за выполнение. Контролёра система назначит автоматически.
6 - Отдел исполнителя — если вы знаете отдел, выберите его. Система предложит подходящие шаблоны, чтобы ускорить создание задачи.
7 - Чек-лист — при необходимости добавьте список действий. Исполнитель сможет отмечать выполненные пункты и отслеживать прогресс.
8 - Повторение — если задачу нужно выполнять регулярно, настройте периодичность. Система будет автоматически создавать новые задачи по заданным параметрам.
2 - Описание — укажите необходимую информацию, детали и ожидаемый результат.
3 - При необходимости добавьте отметки:
- «Высокая важность» — если задача требует приоритетного выполнения;
- «КФД» — если задача содержит конфиденциальную информацию. В этом случае описание будет доступно только автору, исполнителю и контролёру.
5 - Исполнитель — выберите сотрудника, ответственного за выполнение. Контролёра система назначит автоматически.
6 - Отдел исполнителя — если вы знаете отдел, выберите его. Система предложит подходящие шаблоны, чтобы ускорить создание задачи.
7 - Чек-лист — при необходимости добавьте список действий. Исполнитель сможет отмечать выполненные пункты и отслеживать прогресс.
8 - Повторение — если задачу нужно выполнять регулярно, настройте периодичность. Система будет автоматически создавать новые задачи по заданным параметрам.
9 - Проект — при необходимости привяжите задачу к проекту. Для этого проект должен иметь статус «В работе».
10 - Файлы — при необходимости прикрепите к задаче документы, изображения или другие материалы, необходимые для её выполнения.
10 - Файлы — при необходимости прикрепите к задаче документы, изображения или другие материалы, необходимые для её выполнения.
2 | Просмотр задачи
Чтобы посмотреть задачу, нужно кликнуть на неё в общем списке "Задач". Откроется страница просмотра.
1 - Статус и срок выполнения — здесь отображаются текущий статус задачи и установленный срок исполнения.
2 - Начать работу — переведите задачу в работу, когда приступите к её выполнению.
3 - Уточнение — используйте этот статус, если для выполнения задачи требуется дополнительная информация. Время, в течение которого задача находилась в статусе «Уточнение», автоматически добавится к сроку исполнения.
4 - Сроки задачи — отображаются дата создания, плановая дата выполнения, фактическая дата выполнения и другие связанные сроки.
5 - Изменение срока или исполнителя — при необходимости можно перенести срок выполнения задачи и/или назначить другого исполнителя.
6 - Описание задачи — содержит детали, условия и ожидаемый результат.
7 - Работа с задачей — в этом разделе доступны прикреплённые файлы, комментарии, история изменений и другая информация по задаче.
2 - Начать работу — переведите задачу в работу, когда приступите к её выполнению.
3 - Уточнение — используйте этот статус, если для выполнения задачи требуется дополнительная информация. Время, в течение которого задача находилась в статусе «Уточнение», автоматически добавится к сроку исполнения.
4 - Сроки задачи — отображаются дата создания, плановая дата выполнения, фактическая дата выполнения и другие связанные сроки.
5 - Изменение срока или исполнителя — при необходимости можно перенести срок выполнения задачи и/или назначить другого исполнителя.
6 - Описание задачи — содержит детали, условия и ожидаемый результат.
7 - Работа с задачей — в этом разделе доступны прикреплённые файлы, комментарии, история изменений и другая информация по задаче.
3 | Подтверждение выполнения задачи
Инициатор должен подтвердить выполнение задачи. При статусе задачи "Выполнено" инициатор может завершить или отправить задачу на доработку.
При нажатии "Доделать" задача возвращается исполнителю.
При нажатии "Завершить" необходимо проставить исполнителю оценки за качество и скорость выполнения задачи.
При нажатии "Доделать" задача возвращается исполнителю.
При нажатии "Завершить" необходимо проставить исполнителю оценки за качество и скорость выполнения задачи.
4 | Задача просрочена
Если задача не была выполнена в срок, система присваивает статус просрочки и будет подсвечиваться определенным индикатором.
Инициатор может отменить просрочку при любом статусе задачи. Чтобы отменить просрочку нужно нажать на "Отменить просрочку". Система автоматически переведет задачу в соответствующий статус.
Если Вы отменяете просрочку в активном статусе задачи (Новая, В работе, Уточнение, Доделать), необходимо также изменить требуемый срок исполнения. Иначе через 10 минут задача снова перейдёт в статус "Просрочено".
Инициатор может отменить просрочку при любом статусе задачи. Чтобы отменить просрочку нужно нажать на "Отменить просрочку". Система автоматически переведет задачу в соответствующий статус.
Если Вы отменяете просрочку в активном статусе задачи (Новая, В работе, Уточнение, Доделать), необходимо также изменить требуемый срок исполнения. Иначе через 10 минут задача снова перейдёт в статус "Просрочено".
Индикатор просрочки
Раздел "Проекты"
Раздел «Проекты» помогает объединить связанные задачи и всю информацию по ним в одном месте.
Используйте его для организации совместной работы сотрудников и разных отделов над общим проектом. В рамках проекта можно создавать задачи с установленными сроками, обмениваться файлами, оставлять комментарии и отслеживать ход выполнения работ.
Используйте его для организации совместной работы сотрудников и разных отделов над общим проектом. В рамках проекта можно создавать задачи с установленными сроками, обмениваться файлами, оставлять комментарии и отслеживать ход выполнения работ.
1 | Создание проекта
После нажатия "Создать черновик" откроется страница создания проекта, где нужно будет внести название, выбрать договор (при наличии), сделать описание и указать плановый срок реализации.
2 | Просмотр проекта
1 - Начать работу с проектом, редактировать, отменить или удалить
2 - Текущий статус проекта
3 - Описание проекта и сроки реализации
4 - Добавить участников проекта
Перед тем, как начать создание задач и т.д. необходимо начать работу по проекту, кликнув "Начать работу" (пункт 1).
2 - Текущий статус проекта
3 - Описание проекта и сроки реализации
4 - Добавить участников проекта
Перед тем, как начать создание задач и т.д. необходимо начать работу по проекту, кликнув "Начать работу" (пункт 1).
3 | Работа с проектом
1 - Изменение статуса проекта
2 - Шкала выполнения проекта на основании статусов созданных задач проекта
3 - Текущие участники проекта и выполняемых задач
4 - Переход во вкладку с задачами в данном проекте
2 - Шкала выполнения проекта на основании статусов созданных задач проекта
3 - Текущие участники проекта и выполняемых задач
4 - Переход во вкладку с задачами в данном проекте
Во вкладке "Задачи" можно создать новую или прикрепить существующую.
Ниже будет отображаться список задач, выполняемых в рамках этого проекта.
Когда все задачи по проекту будут завершены, проект можно завершить.
