Группа компаний арти
Корпоративный портал:
часть 4
В четвертой части научимся работать с разделами "Документы" и "Согласования".
Раздел "Документы"
Раздел "Документы" включает в себя два подраздела -
"Хранилище" и "Документооборот".

1 | Хранилище
Подраздел «Хранилище» предназначен для хранения общих файлов компании, шаблонов и быстрого доступа к ним.

Основные возможности хранилища:

  • Поиск документов по названию.
  • Присвоение документам типов для удобной навигации.
  • Просмотр истории изменений.
  • Доступ к метаданным файла: автору, дате создания или изменения, размеру и другой информации.
1 - Отображение файлов из вложенных папок — нажмите, чтобы в текущей папке отображались документы из всех дочерних папок.
2 - Мои документы — здесь отображаются документы, созданные вами в разделе «Документооборот».
3 - Избранное — раздел с документами, которые вы добавили в избранное.
4 - Поиск — позволяет найти документы в Хранилище по названию и содержимому.
5 - Количество документов — показывает, сколько файлов находится в выбранной папке.

Важно: каждую папку можно развернуть.

Работа с документами Хранилища


  1. Чтобы скачать файл из Хранилища, нажмите на его название. Чтобы скачать все файлы из папки, используйте кнопку «Скачать всю директорию*».
  2. Для загрузки нового файла в выбранную папку нажмите «Загрузить».
  3. Кнопки в правой части экрана позволяют:
  • Добавить файл в избранное — такие файлы будут отображаться в вашей личной карточке.
  • Скопировать ссылку на файл.
  • Просмотреть информацию о документе, включая сведения о его создании.
*Папки в Хранилище принято называть Директории.
2 | Документооборот
"Документооборот" - система управления документами, которая позволяет автоматизировать работу с документами компании.

Основные функции:
  • Электронный документооборот;
  • Согласование документов;
  • Контроль исполнения задач;
  • Автоматическое размещение документов в "Хранилище" компании;
  • Регламентация управленческой деятельности.
1 - Кнопка создания документа
2 - Переход на страницу документооборота
3 - Текущий статус

Работа с документом


1) После того, как нажмёте на кнопку "Создать документ", система предложит выбрать тип документа в выпадающем списке.


Если в списке отсутствует нужный тип документа, обратитесь к своему руководителю.


2) После чего система автоматически создаёт черновик выбранного документа. Вам необходимо заполнить наименование и описание (эта информация будет отображаться во всей цепочке задач по текущему документообороту).


3) Далее нужно загрузить файл, который необходимо провести через документооборот.


Создать документооборот можно либо с загруженным файлом с компьютера, либо с выбранным файлом из Хранилища.


4) Нажимаем "Сохранить черновик". Если для запуска документооборота не хватает информации, то система выведет сообщение со списком допущенных ошибок.


5) Если всё заполнено корректно, то появится кнопка "Начать документооборот". После старта система запустит создание задач в соответствии с настроенным сценарием документа. Документ переходит в статус "В работе".


Ниже представлена страница просмотра документа в статусу "В работе".


После выполнения всех задач по сценарию документооборота документ переходит в статус "Закрыто". Вложенный документ автоматически добавляется в указанную ранее папку Хранилища.

Раздел "Согласование"
Согласование документов – часть делопроизводства, позволяющая повысить качество документов, управленческих процессов и решений внутри организации.

Согласовывайте документы в электронном виде, чтобы получить подтверждение их необходимости, юридической и финансовой актуальности.
1 - Кнопка создания
2 - Переход на страницу согласования
3 - Текущий статус

Создание согласования


1) После того, как нажмёте на кнопку "Создать документ", система создаст черновик с порядковым номером.


2) Вам необходимо заполнить наименование и описание, приложить файл, который нужно согласовать и указать срок согласования.


3) Разбивайте согласование на несколько этапов. Например: 1 этап – согласование с руководителями отделов, 2 этап – согласование с директорами департаментов. В каждый этап можно добавлять несколько участников согласования. Участники второго этапа не увидят согласование, пока не будет согласован первый этап.


Стандартный срок согласования этапа – 2 рабочих дня. Если этапов согласования больше, то и срок должен быть больше.


4) Чтобы добавить участника согласования, начните вводить его ФИО в поле "Участники процесса согласования", затем нажмите на нужного сотрудника.


5) Нажмите "Сохранить". И перед тем, как запустить согласование проверьте корректность введенной информации в статусе "Черновик".


6) Если всё корректно, то нажмите "Отправить на согласование".

1 - Возможность редактирования согласования
2 - Список задач на согласование. Срок выполнения задачи = количеству дней на согласование этапа
3 - Файлы, добавленные участниками согласования
4 - Вкладка с комментариями
5 - Поле с указанием этапов согласования и участниками. Световые индикаторы указывают на решение участника. Зеленый - согласовано, красный - не согласовано
6 - Кнопка отмены процесса согласования. После отмены все активные задачи автоматически перейдут в статус "Отменено"

Просмотр согласования в статусе «В работе».

Если все участники согласования приняли положительное решение, согласование переходит в статус "Согласовано". И вы можете скопировать ссылку на лист согласования и отправить её заинтересованному сотруднику, чтобы не печатать бумажный лист согласования.


Если хотя бы один участник согласования принял отрицательное решение, согласование перейдет в статус "Не согласовано", а все активные задачи отменятся. Вы можете возобновить согласование, сформируется новое согласование методом копирования предыдущего.

Вы:
А если я получил задачу на согласование документа?
Портал:
Если вы являетесь участником согласования и на вас сформировалась задача с типом "Согласование", то перед началом работы с задачей нажмите кнопку "Принять в работу". Задача перейдет в статус "В работе". Перед принятием решения добавьте комментарий в специальном поле и нажмите кнопку "Согласовано" или "Не согласовано".
Made on
Tilda