Руководитель в АРТИ
Работа в АИС
Постановка задач команде — это процесс, включающий определение целей, разбиение их на конкретные, измеримые, достижимые, релевантные и ограниченные по времени (SMART) задачи, а также их распределение между исполнителями с указанием сроков и ресурсов.
Для эффективной постановки необходимо чётко формулировать требования, предоставлять всю необходимую информацию, удостоверяться в понимании задачи сотрудниками и обеспечить возможность обратной связи.
В ГК АРТИ постановка задач осуществляется только через АИС.
Для эффективной постановки необходимо чётко формулировать требования, предоставлять всю необходимую информацию, удостоверяться в понимании задачи сотрудниками и обеспечить возможность обратной связи.
В ГК АРТИ постановка задач осуществляется только через АИС.
Советы руководителю
- Определите цель и контекст. Чётко сформулируйте, чего вы хотите достичь и почему эта задача важна для общих целей проекта или компании.
- Разбейте на этапы. Большие цели следует декомпозировать на более мелкие, конкретные и управляемые задачи.
- Установите сроки и приоритеты. Обозначьте чёткие дедлайны и определите, насколько срочно нужно выполнить задачу.
- Сформулируйте задачу. Используйте ясный язык, избегайте сленга и неоднозначностей. Описание должно быть конкретным, с использованием глаголов в начальной форме (например, «разработать», «проанализировать»).
Ключевые принципы
- Конкретика: задача должна быть сформулирована так, чтобы её было легко понять и выполнить.
- Мотивация: ели потребуется - объясните, зачем нужно выполнить задачу, чтобы сотрудник понимал свой вклад в общий результат. При возможности примените дополнительную материальную мотивацию.
- Обратная связь: создайте двусторонний процесс, где исполнитель может задавать вопросы, а вы — давать конструктивные ответы.
- Контроль и поддержка: отслеживайте прогресс, но не занимайтесь микроменеджментом. Поддерживайте команду, чтобы помочь им справиться с возможными трудностями. Ваша задача своевременном включиться в рабочий процесс там, где есть риски получения негативного итогового результата.
1 | Повторяющиеся задачи в АИС Portal
В АИС Portal в разделе <<Задачи>> есть подраздел <<Повторяющиеся задачи>>, который даёт возможность оптимизировать процесс создания задач, которые необходимо выполнять на регулярной основе.
Подраздел «Повторяющиеся задачи» – задачи, которые сотрудник создал с настройкой «Создать повторение>>.
Для того, чтобы создать повторение, необходимо в карточке создания задачи выбрать функцию <<Повторять эту задачу>>.
В открывшимся окне выбрать правила повторения:
1) Периодичность повторения - день, неделя, месяц или год.
2) Время создания задачи и с какого числа повторения начнут создаваться.
3) <<Повторять до>> - выбрать срок до которого задача будет повторяться.
4) Сколько дней даётся исполнителю на работу с каждым экземпляром повторяющейся задачи.
Благодаря повторяющимся задачам руководитель получает возможность избежать рутинного создания однотипных задач, если они требуют регулярного исполнения.
2 | Подраздел <<Эффективность>> в АИС Portal
Подраздел «Эффективность» – предназначен для отображения производительности сотрудника по задачам АИС Portal. Блок «Просроченные задачи» – отображает просроченные задачи.
С помощью функционала этого подраздела вы можете отслеживать эффективность вашей команды и контролировать выполнение задач.
С помощью функционала этого подраздела вы можете отслеживать эффективность вашей команды и контролировать выполнение задач.
Прогресс эффективности выполнения задач
Круговая диаграмма показывает процент эффективности в соответствии
с отфильтрованными данными.
Процент эффективности рассчитывается, как отношение количества «Замечаний
к задачам» / «Всего задач».
с отфильтрованными данными.
Процент эффективности рассчитывается, как отношение количества «Замечаний
к задачам» / «Всего задач».
В поле «Всего задач» – указано количество задач в соответствии с выбранными настройками;
В поле «Замечаний к задачам» – указывается количество задач с отметкой «Просрочено».
В поле «Замечаний к задачам» – указывается количество задач с отметкой «Просрочено».
Настройки отображения эффективности
Поле «Алгоритм расчета»:
- По закрытым задачам – по всем задачам, с датой завершения в определенном периоде (поле Период обязательно для заполнения);
- По требуемой дате исполнения – по всем задачам, с требуемой датой исполнения в определенном периоде (поле Период обязательно для заполнения);
- По активным задачам – по всем задачам, находящимся в активных статусах (поле Период НЕ обязательно для заполнения). К активным статусам относятся – «Новая»/«В работе»/«Уточнение».
Поле «Автор задания» – ФИО пользователя, создавшего задачу. Если указано SYSTEM – значит задача была сформирована автоматически;
Поле «Период» – произвольный временной отрезок;
Поле «Список пользователей» – можно указать одного или несколько пользователей;
Кнопка «Посчитать» – обновляет данные по расчету эффективности.
Поле «Период» – произвольный временной отрезок;
Поле «Список пользователей» – можно указать одного или несколько пользователей;
Кнопка «Посчитать» – обновляет данные по расчету эффективности.
3 | Проектная работа в АИС Portal
Раздел <<Проекты>> позволяет объединять связанные между собой задачи и хранить всю информацию в одном месте. С помощью этого раздела организовывайте совместную работу команды над одним проектом. Создавайте отдельные задачи с фиксированным сроком исполнения, обменивайтесь файлами и комментариями.
Создание проекта в АИС Portal позволяет собрать всю ключевую информацию по конкретной цели, а также все задачи для её достижения в одном месте.
Создание проекта в АИС Portal позволяет собрать всю ключевую информацию по конкретной цели, а также все задачи для её достижения в одном месте.
Советы руководителю
- Формирование команды и распределение зон ответственности. Объединяйте сотрудников в проектные команды и с помощью задач четко определяйте зоны ответственности каждого из них.
- Консолидация информации. Собирайте всю необходимую информацию для команды в одном месте.
- Контроль исполнения проекта. С помощью объединения задач можно эффективно следить за прогрессом и состоянием проекта и своевременно вмешиваться в задачи, с которыми возникают сложности.
- Эффективное согласование. Создавайте согласования внутри проекта по важным вопросам и отслеживайте их результат в оперативном режиме.
- Анализ результатов. Периодически отслеживайте статусы всех своих проектов. Уделяйте наибольшее внимание тем, где наименьший прогресс выполнения.
Пример того, как выглядит прогресс выполнения проектов отдела.
4 | Обратная связь в АИС
Скриншот реестра + описание
Советы руководителю
Советы руководителю
После того, как инициатор отправил своё обращение через Обратную связь, оно попадает в АИС Scrum. Общее описание дальнейшей работы с этим обращением в системе Scrum доступно по ссылке >
