Руководитель в АРТИ
Работа с почтой
Для эффективной работы с электронной почтой рекомендуется соблюдать нормы информационной безопасности, сортировать входящие сообщения с помощью настроенных правил сортировки, оптимизировать переписку за счёт чётких тем и шаблонов, а также настроить порядок работы с календарём.
1 | Входящие письма
В папке <<Входящие>> отображаются все входящие сообщения, если для них не установлены правила для автоматического перемещения в другую папку. 
Вы можете управлять отображением писем, используя настройки сортировки сообщений, которые приходят на вашу электронную почту. 
Полезные советы

  • Создайте папки и правила для сортировки писем. Например, «Входящие», «На сегодня», «На этой неделе», «Долгосрочные» и «На заметку». 
  • Если у вас не настроены автоматические правила фильтрации, то сразу после прочтения перемещайте письма из папки «Входящие» в соответствующую папку или архивируйте их. 
  • Отписывайтесь от ненужных рассылок, чтобы уменьшить поток писем. 
  • Используйте категоризацию (цветовую маркировку). Так будет легче ориентироваться в большом потоке писем. Например, для вопросов, которые ещё не решены, можно использовать красный цвет, а для отработанных — зелёный.
Наиболее часто используемая сортировка входящих писем - сортировка по отправителю. Для этого необходимо установить соответствующие правила фильтрации в почтовом ящике.

Это автоматическое правило применяет выбранную метку ко всем существующим письмам, соответствующим заданному критерию (отправителю), и автоматически помечает входящие письма, соответствующие этому критерию.

Почему важно сортировать входящую почту?
Руководитель структурного подразделения может получать огромное количество писем за рабочий день. Мы рекомендуем настроить сортировку для того, чтобы не упустить что-то важное. Примеры сортировки:
Текучка - активные диалоги по решению тех или иных рабочих вопросов
Сообщения от вышестоящего руководства - от вашего непосредственного руководителя или учредителей компании
Системные оповещения от АИС и других рабочих систем
Внешние сообщения от Заказчиков и других адресатов без окончания @arti.ru
Приглашения на встречи - принимайте или отклоняйте их вовремя
Информационные рассылки например, от почтового ящика HR
Как только вы наведете порядок в своей электронной почте – создадите набор папок, установите правила их наполнения, отпишитесь от рассылок и удалите ненужные письма – почувствуете, как легче вам стало работать и контролировать работу своей команды, что очень важно для эффективного руководителя.
2 | Календарь
Чтобы эффективно работать с календарём - расставляйте приоритеты,
используйте цветовую маркировку и настраивайте напоминания. 
Планируйте рабочее время блоками, выделяя время на отдых. 
Для руководителя важно знать, чем занимается команда, чтобы контролировать эффективность их работы. Организуйте себе доступ к календарям своих сотрудников.
Полезные советы
  • Расставляйте приоритеты и выделяйте время. Определите задачи с наивысшим приоритетом и закладывайте на них достаточно времени, учитывая их взаимосвязь. 
  • Группируйте встречи. Сгруппируйте встречи по темам и не назначайте их подряд. Вставляйте между ними перерывы, чтобы избежать выгорания. 
  • Создавайте <<блоки>> для задач. Блокируйте в календаре время для выполнения задач.
  • Делайте перерывы на отдых. Используйте функцию <<Не отвлекаться>>, чтобы автоматически отклонять приглашения на встречи в период, когда вы планируете отдохнуть или сосредоточиться.
Как эффективно планировать рабочее время?
Разберемся, как создать рабочий календарь, который будет вам помогать, а не вредить. С ним вы сможете соблюдать дедлайны и успевать запланированное, не перегружая себя и команду.
Помечайте встречи разными цветами
Так будет легче разобраться в большом количестве пунктов в календаре. Например, для внешних встреч можно использовать красный цвет, а для командных — синий. Помимо этого, можно выделить жирным шрифтом и заглавными буквами важные даты и дедлайны.
Пользуйтесь техниками тайм-менеджмента
  • Правило 52/17: 52 минуты уделяйте работе, а следующие 17 минут — отдыху.
  • Метод «помидора»: работайте в течение 25 минут, затем сделайте перерыв на 5 минут. Через каждые четыре таких цикла следует более длинный перерыв — на 15–30 минут.
  • Матрица Эйзенхауэра: разделите задачи на четыре категории — «срочные и важные»; «важные, но не срочные»; «срочные, но не важные»; «не срочные и не важные».
Важно. Настоятельно рекомендуем по пятницам планировать свой график на следующую неделю, чтобы не упустить что-то важное и добиться желаемых результатов грядущей недели.
Частые ошибки руководителя при составлении своего рабочего графика:

  1. Планировать неопределенные во времени задачи. Если задача не детализирована, то нет понимания за что взяться в первую очередь и сколько времени это займёт.
  2. Не учитывать отдых. Составляя расписание, мы часто забываем, как важны перерывы — их отсутствие приближает выгорание. К тому же без отдыха мы переутомляемся и становимся менее продуктивны.
  3. Не оставлять время на непредвиденные задачи. Форс-мажоры могут возникнуть в любой момент, но в расписании они часто не учитываются. В результате мы испытываем стресс из-за того, что нужно срочно менять планы. Рекомендуем ежедневно оставлять несколько слотов в графике для незапланированных задач и встреч.
  4. Переоценивать свои возможности. Частая ситуация — планов на день много, но, когда доходит до реализации, выполнить удается лишь несколько пунктов. Это вызывает не только усталость, но и ощущение, будто день потрачен впустую. Рабочий график нужно составлять так, чтобы к концу дня он был гарантировано выполнен.
  5. Не делегировать задачи. Если не передавать часть обязанностей команде, то можно перегрузить себя и забыть о более важных задачах.
  6. Не расставлять приоритеты. Без этого легко увлечься мелкими делами, а на большие и важные не останется времени и сил. Ваш запланированный график может изменить только действительно важная задача.
  7. Игнорировать пики активности. Каждый человек наиболее (и наименее) продуктивен в определенные периоды дня. Если это не учитывать, вряд ли получится быть максимально эффективным. Если вы наиболее продуктивны утром, то самые важные и сложные задачи необходимо планировать на это время.
  8. Стремиться к многозадачности. Если делать несколько дел одновременно, особенно сложных, качество работы снижается. С помощью четкого планирования в календаре вы сможете фокусироваться на конкретные задачи для получения максимального результата.
3 | Организация встреч
Для проведения эффективной рабочей встречи важно заранее подготовить повестку дня, придерживаться тайминга и фиксировать ключевые решения. 
Задача руководителя - организовать встречу так, чтобы она была структурированной, а обсуждение оставалось конструктивным. В завершение обязательно подведите итоги и определите дальнейшие шаги, а во время встречи следите за временем, модерируйте дискуссию и вовлекайте в нее всех участников. 
Полезные советы
  • Составьте повестку для каждой встречи. Заранее создать встречу в календаре, проверив доступность участников совещания в установленное время.
  • Не перегружайте рабочий график встречами. Не проводите встречи слишком часто для того, чтобы участники совещания имели возможность подготовиться к теме встрече.
  • Соблюдайте тайминг. По возможности начинайте и заканчивайте вовремя. Следите за временем, выделенным на каждый пункт повестки. Помните, что несоблюдение временных рамок совещания может нарушить ваш рабочий график и ваших коллег.
  • Придерживайтесь структуры. Ведите встречу, руководствуясь повесткой, но будьте готовы выносить второстепенные темы на потом, чтобы не отклоняться от основной цели. 
  • Не проводите совещания по вопросам, которые можно решить в рабочем порядке. Сотрудники часто теряют самостоятельность в принятии решений и продуктивность из-за привычки все нестандартные вопросы решать через проведение совещания.
  • Следуйте логике. Определённые встречи лучше проводить в начале рабочего дня, а какие-то в конце.





Помимо этого, для своего удобства вы можете выделять свои встречи и делать их легко заметными в календаре. Самый простой способ - это категоризация, т.е. изменение цвета встречи.



По завершению встречи руководителю важно:

  • Подвести итоги. В конце встречи обязательно обобщите результаты и договоритесь о следующих шагах. Убедитесь, что все участники понимают, что было решено.
  • Формализовать задачи, определить ответственных и сроки исполнения. Мы рекомендуем АИС Portal для организации работы по итогам совещаний.
Made on
Tilda