Группа компаний арти
Офис-менеджер в АРТИ
1 | Делопроизводство
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
-
Регламентирующие документы -
Входящие/Исходящие документы -
Организационно-распорядительные документы -
Внутренние документы
РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
Регламентирующими называются документы, рассчитанные на длительное действие, определяющие деятельность Компании, устанавливающие порядок, границы и принципы какой-либо конкретной деятельности, работы, бизнес-процессов.
Регламентирующие документы подписываются у генерального директора на основании представленного листа согласования. За процесс согласования документа отвечает его инициатор.
Регламентирующими называются документы, рассчитанные на длительное действие, определяющие деятельность Компании, устанавливающие порядок, границы и принципы какой-либо конкретной деятельности, работы, бизнес-процессов.
Регламентирующие документы подписываются у генерального директора на основании представленного листа согласования. За процесс согласования документа отвечает его инициатор.
В Компании утверждены следующие виды регламентирующих документов:
Положение – регламентирующий документ, определяющий систему конкретной сферы деятельности Компании: структуру и ответственность, содержание работ (функционал), а также комплекс основных процедур, правил и норм, регулирующих данную сферу.
Регламент - регламентирующий документ, предметно и наиболее целостно описывающий процедуру выполнения какого-либо процесса, являющегося сквозным, т.е. имеющего отношение к нескольким подразделениям или уровням иерархии Компании и определяющий ответственность, ресурсы и показатели качества процесса.
Инструкция - регламентирующий документ высокой степени детализации, устанавливающий порядок выполнения какого-либо процесса или подпроцесса, имеющего локальный характер, т.е. относящийся к ограниченному участку работы.
Все документы хранятся в электронной и письменной форме.
- Положение;
- Регламент;
- Инструкция.
Положение – регламентирующий документ, определяющий систему конкретной сферы деятельности Компании: структуру и ответственность, содержание работ (функционал), а также комплекс основных процедур, правил и норм, регулирующих данную сферу.
Регламент - регламентирующий документ, предметно и наиболее целостно описывающий процедуру выполнения какого-либо процесса, являющегося сквозным, т.е. имеющего отношение к нескольким подразделениям или уровням иерархии Компании и определяющий ответственность, ресурсы и показатели качества процесса.
Инструкция - регламентирующий документ высокой степени детализации, устанавливающий порядок выполнения какого-либо процесса или подпроцесса, имеющего локальный характер, т.е. относящийся к ограниченному участку работы.
Все документы хранятся в электронной и письменной форме.
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Организационно-распорядительными называются документы, закрепляющие функции, задачи, цели организации, а также права и обязанности работников и руководителей.
В Компании утверждены следующие виды организационно-распорядительных документов:
Организационно-распорядительными называются документы, закрепляющие функции, задачи, цели организации, а также права и обязанности работников и руководителей.
В Компании утверждены следующие виды организационно-распорядительных документов:
- Приказ.
Приказ – организационно-распорядительный документ, издаваемый с целью публикации оперативных управленческих решений высшего руководства Компании, предписывающий выполнение какого-либо действия в определенный срок сотруднику или группе сотрудников. Инициатором приказа является генеральный директор.
Проекты приказов могут быть разработаны руководителями подразделений. Право подписи приказов предоставлено генеральному директору.
Приказы хранятся в бумажном и электроном виде.
Проекты приказов могут быть разработаны руководителями подразделений. Право подписи приказов предоставлено генеральному директору.
Приказы хранятся в бумажном и электроном виде.
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
Внутренние документы оформляются (как правило) в виде служебной записки, текст которой состоит из двух частей. В первой части излагается обоснование, во второй – выводы и предложения.
Служебные записки составляются и подписываются руководителями структурных подразделений, а также сотрудниками с обязательным согласованием непосредственного руководителя.
Внутренние документы оформляются (как правило) в виде служебной записки, текст которой состоит из двух частей. В первой части излагается обоснование, во второй – выводы и предложения.
Служебные записки составляются и подписываются руководителями структурных подразделений, а также сотрудниками с обязательным согласованием непосредственного руководителя.
Алгоритм согласования служебной записки определен документом «Процедура согласования документов в Компании», который размещен В АИС Portal.
Документы и материалы, адресованные генеральному директору ООО «ГК АРТИ», передаются на подпись через офис-менеджера с обязательным приложением листа согласования по средствам АИС Portal.
Документы и материалы, адресованные генеральному директору ООО «ГК АРТИ», передаются на подпись через офис-менеджера с обязательным приложением листа согласования по средствам АИС Portal.
ВХОДЯЩИЕ и ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
Входящие документы – внешняя входящая документация.
Исходящие документы – вся документация для отправки внешним организациям.
Входящие документы – внешняя входящая документация.
Исходящие документы – вся документация для отправки внешним организациям.
Входящие документы сортируются офис-менеджером. Письма на имя генерального директора ООО «ГК АРТИ» регистрируются в электронном журнале входящей корреспонденции, после чего передаются адресату. Письма для курирующих направления директоров Компании, передаются без регистрации.
Офис-менеджер ведёт в электронном виде журнал исходящей корреспонденции по всем ЮЛ, входящим в Группу Компаний АРТИ, в который заносят информацию о подписанных и отправленных документах.
Журнал регистрации ведётся в электронном виде и размещен на общем сетевом хранилище.
Офис-менеджер ведёт в электронном виде журнал исходящей корреспонденции по всем ЮЛ, входящим в Группу Компаний АРТИ, в который заносят информацию о подписанных и отправленных документах.
Журнал регистрации ведётся в электронном виде и размещен на общем сетевом хранилище.
2 | Документооборот
Документы хранятся в электронной и письменной форме.
В электронной форме на сетевом ресурсе или портале Компании в разделе Документы - Хранилище.
В письменной форме - в отделах, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Компании.
Сроки хранения документов:
В электронной форме на сетевом ресурсе или портале Компании в разделе Документы - Хранилище.
В письменной форме - в отделах, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Компании.
Сроки хранения документов:
- Регламентирующие документы – 5 лет;
- Организационно-распорядительные документы – 5 лет;
- Входящие/Исходящие документы – 3 года.
РАЗГРАНИЧЕНИЕ ПРАВ ПОДПИСИ ДОКУМЕНТОВ
Алгоритм согласования документов в ГК определен документом «Процедура согласования документов в Компании», который размещен в АИС Portal.
Алгоритм согласования документов в ГК определен документом «Процедура согласования документов в Компании», который размещен в АИС Portal.
- Приказы подписывает генеральный директор или заместитель генерального директора на основании выданной доверенности.
- Доверенности подписывает генеральный директор, оформляет юрисконсульт.
