В рамках регламентов ЗТС/ЗТП и задач АИС Portal менеджер по закупкам запрашивает счет у поставщика. Все счета необходимо регистрировать в АИС ERP.
Краткая схема процесса на стороне Менеджера по закупкам:
1
Поставщик подтвердил возможность поставки и прислал счет на оплату
2
Создание счета на оплату в АИС ERP
3
Отслеживание оплаты счета
4
Отслеживание поступлений по счету
Все счета на оплату регистрируются и хранятся в реестре счетов АИС ERP.
«Новый счет» – создание нового счета;
«Печать к оплате» – вывод на печать всех выделенных счетов в столбце «К оплате»;
«Показать неоплаченные» - быстрый просмотр списка счетов в статусе «Не оплачено».
Цветная заливка счетов в реестре срабатывает в зависимости от статуса со стороны ГФУ:
Зеленая – счет Оплачен;
Синяя – счет Частично оплачен;
Красная – счет Не оплачен;
Серая – счет Отменен.
1 | Создание счета
Чтобы создать новый счет, нажмите «Новый счет».
В открывшемся окне «Новый счет» заполните поля:
«Заказчик» - заполняется, если закупка по договору поставки (ЗТП);
«Юр. лицо» - юридическое лицо ГК АРТИ;
«Поставщик» - выбрать из списка поставщика. Если поставщика нет в списке, создать нового;
«Номер счета» - номер счета поставщика;
«Сумма счета» – сумма счета с НДС (если НДС начисляется);
«Валюта» - выбрать валюту в зависимости от условий оплаты по договору с поставщиком рублевой/долларовый счета;
«НДС» - выбрать нужное;
8.<<Цель счета>> - выбрать:
Поставка – счета под поставочные договора/разовые поставки;
Сервис – счета по сервисные проекты;
Прочее – счета не относящиеся у поставке и сервису.
9.<<Тип счета>> - выбрать: Баланс - пост оплатный счет; Текущий - предоплатный счет; Офис ОЗЛ –закупка для нужд компании.
10.«Дата выставления счета» – дата из счета от поставщика; 11.«Плановая дата оплаты» – требуемая дата оплаты счета согласно условиям договора с поставщиком; 12.«Комментарий» - необходимо заполнить по счетам под поставочные договора/разовые поставки (ЗТП);
13.Далее нажать на кнопку «Создать».
2 | Создание поставщика в АИС ERP
Чтобы создать нового поставщика, перейдите в раздел «Справочники».
Выберите справочник «Поставщик». Далее нажмите «Новый поставщик».
В открывшемся окне заполните:
«Название» - краткое наименование поставщика;
«Коэффициент к курсу доллара ЦБ» - «1»;
«Коэффициент к курсу евро ЦБ» - «1».
3 | Редактирование счета
После создания счета необходимо:
Перейти во вкладку «Файлы» и загрузить скан счета от поставщика.
Далее во вкладке «Заказы поставщиков» указать номер заказа поставщику (номер счета поставщика) и нажать на «Добавить».
Важно: если было произведена корректировка заказа поставщика в 1С УТ, то необходимо откорректировать информацию по счету в Реестре счетов АИС ERP.
По ссылке можно посмотреть графическую схему процесса "Планирование оплаты счетов". Совет: для удобства просмотра файл лучше скачать.