ГРУППА КОМПАНИЙ АРТИ

Менеджер по закупкам в АРТИ

Часть 1
Закупка ТМЦ под договор поставки
В первой части рассмотрим процесс закупки товарно-материальных ценностей под контракт поставки.
Менеджер по продажам создает «Заказ покупателя» в системе 1С УТ.
Чтобы запустить процесс закупки, менеджер по продажам создает задачу АИС Portal
на менеджера по закупкам с просьбой закупить ТМЦ.


Краткая схема процесса на стороне Менеджера по закупкам:
1
Анализ заказа покупателя
2
Проверка наличия товара на основном складе
3
Поиск поставщика
4
Создание заказа поставщику
5
Отслеживание поставки на основной склад
6
Сопоставление товара в ЭДО
Все текущие заказы отображаются в журнале «Заказы покупателей».

Перейти в журнал можно через вкладку <<Документы>> - <<Продажи>> - <<Заказы покупателей>>.

Без заливки – автоматические заказы из АИС Service Desk;
С заливкой – заказы созданные вручную другими менеджерами.
Чтобы посмотреть только свои заказы, установите чек-бокс «Ответственный».

Фильтр «Статус заказа» работает только для автоматических заказов из АИС Service Desk.
1 | Просмотр «Заказа покупателя»
Во вкладке «Товары» отображаются позиции, которые необходимо закупить.



Табличная часть заказа покупателя:
  • «Номенклатура» из справочника – Менеджер по продажам продал ТМЦ, которая ранее закупалось;
  • «Номенклатура ДП» – Менеджер по продажам продал ТМЦ, которая ранее не закупалась, или не знает как ТМЦ числится в системе 1С УТ.

Менеджер по закупкам подбирает нужную номенклатуру из справочника или создает новую номенклатуру (процесс создания новой номенклатуры описан в части «Верификация данных 1С и АИС IBD - далее в курсе).
Во вкладка «Анализ» отображается анализ текущего состояния заказа покупателя. Здесь можно быстро проанализировать количество ТМЦ, необходимое к закупке (столбец «Заказать»).

2 | Проверка наличия товара
на основном складе ГК АРТИ
в свободном остатке

Список доступных ТМЦ отображается во вкладке «Номенклатура». Для просмотра информации необходимо выбрать нужное наименование.

В нижней части экрана отражены остатки по выбранной категории.

  1. «Оперативный склад» - склад на территории Отдела технического обслуживания. Позиция ранее закупленная и отгруженная для реализации под сервисные проекты;
  2. «Основной склад» – специальное помещение ГК АРТИ для хранения товаров и материалов для обеспечения бесперебойного и ритмичного выполнения заказов покупателей;
  3. «Организация» - на какой организации числится остаток на складе;
  4. «Общий остаток» - остаток товара на складе той или иной организации, который еще не реализован;
  5. «Свободный остаток» - остаток товара на складе той или иной организации, который еще не реализован и не зарезервирован по Заказу покупателя;
  6. «В резерве» - остаток товара на складе той или иной организации, который еще не реализован и зарезервирован по Заказу покупателя.
3 | Резервирование ТМЦ
При наличии товара на основном складе нужной организации необходимо вручную создать документ резерва.

Для этого в заказе покупателя нажать на «Ввести на основании» и выбрать «Резервирование товаров». Проверяет информацию в табличной части и проводит документ нажав на
4 | Поиск и выбор поставщика
Менеджер по закупкам, используя реестр поставщиков ГК АРТИ (реестр ведет руководитель ОЗЛ) отправляет запрос на актуализацию наличия, стоимости, скидок, и сроков поставки приоритетному поставщику из реестра.

Или использует для поиска новых поставщиков систему S4B.
S4B - уникальная аналитическая система по сбору информации о складах ведущих российских компаний, дистрибьюторов.

Менеджер по закупкам анализирует наличие нужного ТМЦ у поставщиков.
Приоритет:
  • минимальная стоимость;
  • возможность постоплаты.

Менеджер по закупкам отправляет запрос выбранному(ым) поставщику(ам) удобным способом (электронная почта, мессенджеры) с целью актуализации наличия товара, цены, скидок, сроков поставки.
Важно: сначала необходимо оценить возможных поставщиков по реестру, запросив у них цену, после чего сравнить с площадкой S4B. И выбрать наиболее выгодный вариант по стоимости и условиям постоплаты.
5 | Создание «Контрагента» с типом «Поставщик»
При создании заказа поставщику в поле «Контрагент» нужно нажать на «…» - произойдет переход в справочник всех контрагентов.

Если необходимо создать нового поставщика, нужно нажать на <<+>>.

На странице создания контрагента заполнить поля:

1 - В поле «Наименование» указать название поставщика для отображения в справочнике «Контрагенты»;
2 - В поле «Полное наименование» указать полное наименование поставщика из карточки реквизитов;
3 - Заполнить «ИНН» и «КПП» из карточки реквизитов;
4 - Установить чек-бокс «Поставщик»;
5 - После заполнения всех необходимый полей нажать на «ОК».
6 | Создание заказа поставщику
Заказ поставщику создается на основании заказа покупателя.

Необходимо перейти из проведенного заказа покупателя в раздел <<Заказ поставщику>>.

Далее нужно заполнить необходимые поля:

1 - Поле «Организация» заполняется автоматически на основании заказа покупателя;
2 - В поле «Контрагент» выбрать поставщика из списка;
3 - Поле «Договор» заполнится автоматически на основании контрагента.


Проверьте наполнение заказа поставщику и нажмите на «Записать».

Далее менеджер по закупкам отправляет по электронной почте запрос поставщику на выставление счета на оплату.
7 | Подтверждение заказа поставщику
После получения счета на оплату от поставщика нужно:

  • Сравнить счет с заказом поставщику;
  • При необходимости внести изменения в состав заказа поставщику;
  • Присвоить заказу поставщику номер счета на оплату от поставщика.

Далее провести заказ поставщику,
нажимая на
или
Необходимо сверять данные по количеству и сумме ТМЦ из Счета поставщика с документом 1С УТ «Поступление товаров и услуг». Номер счета поставщика аналогичен номерам документов в 1С УТ «Поступление товаров и услуг» и Заказ поставщику.

Счет от поставщика внести в оплату в Реестр счетов АИС ERP (как это сделать, узнаем в следующих материалах курса).
Менеджер по закупкам следит за соблюдением сроков поставки.
Все счета от поставщиков менеджер по закупке сохраняет в свою рабочую папку на сетевом диске.
По ссылке можно посмотреть графическую схему процесса "Закупка ТМЦ под договор поставки". Совет: для удобства просмотра файл лучше скачать.
Полная версия регламента ЗТП >
Добавление/удаление позиций
Что делать, если появилась необходимость удалить или наоборот добавить позиции к заказу поставщику.
1 | Удаление «Заказа покупателя» из «Заказа поставщику»
Иногда может появится необходимость удалить из «Заказа поставщику» определенную позицию в «Заказе покупателя». Если данный запрос инициирован сотрудником другого отдела, то необходим запрос в ОЗЛ по электронной почте.
Если заказ ещё не был проведен поставщику, то в табличной части «Заказ поставщику» удалить напротив нужной номенклатуры в колонке «Заказ» нужный «Заказ покупателя». Записать изменения.
Если заказ уже проведен поставщику, то далее возможны два сценария:
1) Товар заказан, но ещё не поступил на склад

Открыть нужный «Заказ покупателя». Перейти через структуру подчиненности в «Заказ поставщику».

В табличной части «Заказ поставщику» удалить напротив нужной номенклатуры в колонке «Заказ» нужный «Заказ покупателя». Записать изменения.

В данном случае номенклатура по этому «Заказу поставщику» поступит на основной склад в свободный остаток.
2) Товар уже поступил на склад

Открыть нужный «Заказ покупателя». Перейти через структуру подчиненности в «Заказ поставщику».

Перейти в документ «Поступление товаров и услуг».
Внутри документа напротив нужной номенклатуры в колонке <<Заказ>> удалить «Заказ покупателя». Записать изменения.
2 | Добавление «Заказа покупателя» в «Заказ поставщику»
Если появилась необходимость добавить в «Заказ поставщику» номенклатуру по «Заказу покупателя», то добавить в проведенный «Заказ поставщику» дополнительно позицию по «Заказу покупателя» можно только при условии, что в данном «Заказе поставщику» есть эта позиция и она идет на основной склад в свободный остаток.
Для этого требуется привязать нужный «Заказ покупателя».

В открывшемся реестре «Заказы покупателей» выбрать нужный «Заказ покупателя». После записать изменения.


Made on
Tilda