ГРУППА КОМПАНИЙ АРТИ

Менеджер по закупкам в АРТИ

Часть 2
Закупка ТМЦ под сервис
В частях 2 и 3 рассмотрим процесс закупки товарно-материальных ценностей под контракт сервиса.
В 1С УТ автоматически создается заказ покупателя на основании сервисного листа АИС SD.

1С УТ 8.3. – это программное обеспечение для автоматизации управления
торговыми процессами и учета в организациях, занимающихся оптовой и розничной торговлей.



Краткая схема процесса на стороне Менеджера по закупкам:
1
Анализ заказа покупателя
2
Подтверждение возможности закупки
3
Поиск поставщика
4
Создание заказа поставщику
5
Отслеживание поставки на основной склад
6
Сопоставление товара в ЭДО
Все текущие заказы отображаются в журнале «Заказы покупателей».

Перейти в журнал можно через меню <<Документы>> - <<Продажи>> - <<Заказы покупателей>>.


Без заливки – автоматические заказы из АИС Service Desk;
С заливкой – заказы созданные вручную другими менеджерами.
В ходе курса рассмотрим процесс обработки заказов, созданных автоматически из АИС Service Desk.
1 | Обработка заказов покупателей
После автоматического создания заказа покупателя из АИС SD, менеджер по закупкам в течение двух часов должен обработать заказы покупателей в статусах «Передано в ОЗЛ».

Существует несколько способов обработки заказов покупателей.



Способ №1: Функция «Обработка ОЗЛ» в журнале «Заказы покупателей».

Функция позволяет быстро подтвердить возможность закупки ТМЦ.
Условия, при которых возможен такой способ обработки:
  • Вся номенклатура в заказе покупателя содержит признак «Проверенная позиция»;
  • Заказ покупателя в статусе «Передано в ОЗЛ».
После завершения обработки появится служебное сообщение с количесом обработанных заказов.
Признак «Проверенная позиция» проставляется в «Номенклатуре» во вкладке «СЦ».

Если не сработала функция «Обработка ОЗЛ», а позиция есть в наличии у разных поставщиков в свободном остатке и в достаточном количестве, то данная позиция предусматривает проставление признака «Проверенная позиция».
*Признак автоматически снимется с номенклатуры, если в течение 30 календарных дней номенклатура не закупалась.

В реестре заказов покупателя после отработанной функции «Обработка ОЗЛ» проставляется признак «Отметка админ. отдела» для дополнительного контроля менеджером по закупкам.

Заказы покупателя без данного признака обрабатываются вручную.

Способ №2: Обработка «Рабочее место заказ деталей».


В обработке «Рабочее место заказ деталей» отображаются заказы покупателей из АИС SD. Обработка позволяет быстро отфильтровать и проанализировать заказы покупателей по статусам.

Для этого:

  1. Отфильтруйте заказы по статусу «Передано в ОЗЛ».
  2. Выберите нужный заказ.
  3. Внизу отобразится содержимое заказа.
Далее перейдите в выбранный заказ покупателя двойным кликом.
Способ №3: Журнал «Заказы покупателей».

В журнале «Заказы покупателей» необходимо выбрать статус «Передано в ОЗЛ» и перейти в нужный заказ двойным кликом.
2 | Страница заказа покупателя
Поля в карточке заказа покупателя
1. «Организация» – юридическое лицо ГК АРТИ.
2. «Заявка в АИС» – номер сервисного листа в системе АИС SD, на основании которого создался заказ покупателя.
3. «SN/Модель» – описание оборудования, для которого необходимо заказать ТМЦ.
4. «Важность заявки» - приоритет инцидента АИС SD.
5.«Менеджер по сопровождению» – ответственный менеджер ОСК, с которым можно взаимодействовать при решении каких-либо вопросов по заказу.
Табличная часть в карточке заказа покупателя
Вкладка <<Товары>>:
1 - Кнопка «Отправить изменения» отправляет обновлённый состав заказа в АИС SD.
2 - Кнопка «Отправить статусы» отправляет текущий статус заказа покупателя в АИС SD.
Обычно статусы отправляются автоматически, но если в подчиненные документы вносили изменения, может появиться потребность в актуализации статусов вручную.
3 - Список ТМЦ к закупке.
Вкладка «Статус заявки» - список статусов, который содержит информацию о дате, типе, авторе и документе, сформировавшего статус.
Верхняя панель заказа покупателя
Вкладка «Перейти» - просмотр структуры подчиненности заказа (список всех документов, созданных на основании данного заказа покупателя).

Вкладка «Анализ» - быстрый анализ текущего состояния заказа покупателя.

Здесь можно быстро проанализировать количество ТМЦ, необходимых к закупке (столбец «Заказать»).

Вкладка «Песочные часы» – инструмент для анализа изменений в заказе покупателя.

Выберите версии документа для сравнения и нажмите «Сравнить». В открывшемся окне будет подробное описание всех версий и изменений заказа покупателя.

3 | Проверка возможности закупки
На странице заказа покупателя во вкладке «Товары» отображается список ТМЦ.
Для проверки возможности закупки необходимо:
1 - Проверить возможность закупки каждой позиции.
Если ТМЦ нельзя закупить, то в столбце «Примечание» установить чек-бокс «Невозможно закупить» и добавить причину (отображается красным цветом).
2 - При необходимости, по согласованию с менеджером ОСК сразу произвести замену номенклатуры, заменив старую позицию на новую.
3 - Заполнить или обновить цену в столбце «Себестоимость с НДС».
Столбец заполняется автоматически, если ТМЦ закупалась в течение 30 календарных дней. «Себестоимость с НДС» вносится минимальная розничная закупочная стоимость поставщика у которого будем закупать товар или стоимость товара из конкретного текущего прайса поставщика со скидками для ГК АРТИ.
4 - Указать планируемый срок поставки на основной склад ГК АРТИ, заполнив столбец «Срок поставки». Поле «Дата поставки» заполнится автоматически.
5 - Установить чек-бокс «Отметка админ. отдела».
Инструменты для анализа:
  • Зеленым маркером выделены позиции с признаком «Проверенная позиция»;
  • В столбце «Остаток организации» указано количество номенклатуры в свободном остатке на организации ГК АРТИ, на которую создан заказ покупателя;
  • В столбце «Остаток (прочие)» указано количество в свободном остатке на остальных организациях ГК АРТИ.
Далее нужно передать заказ покупателя на подтверждение менеджеру ОСК: во вкладке «Статус заявки» нажать на «Требуется подтверждение ОСК» и сохранить заказ покупателя, нажав на «ОК». Заказ покупателя переходит в статус «Требуется подтверждение ОСК».
4 | Резервирование ТМЦ
После подтверждения заказа покупателя со стороны менеджера ОСК заказ переходит в статус «Подтверждено ОСК», а ТМЦ, которые есть в наличии на свободном остатке организации, автоматически резервируются под заказ покупателя (создается документ «Резервирование товаров»).

Заказу покупателя присваивается статус «Товары поступили на склад» или «Товары поступили на склад частично», в зависимости от полного или частичного резерва.
Также менеджер по закупкам может вручную создать документ резерва.

Для этого в заказе покупателя нажать на «Ввести на основании» и выбрать «Резервирование товаров». Проверяет информацию в табличной части и проводит документ нажав на
5 | Корректировка заказа покупателя
Если после статуса «Подтверждено ОСК» появилась потребность в изменении состава заказа покупателя из-за невозможности закупки ТМЦ, то менеджер по закупкам создает документ «Корректировка заказа покупателя».

На странице заказа покупателя нажать «Ввести на основании» и выбрать «Корректировка заказа покупателя».

  • Если нужно уменьшить количество ТМЦ, то указываете количество к уменьшению.
  • Если нужно увеличить количество ТМЦ (заменить на альтернативу), то добавляете новую строчку с необходимым количеством и заполняете столбец «Себестоимость с НДС».
Важно! Не добавляйте неверифицированные ТМЦ!
Проведите корректировку нажав на
Корректировка уйдет менеджеру ОСК на подтверждение.

  • Если менеджер ОСК согласен с корректировкой, то он заполнит чек-бокс «Подтверждено ОСК».
  • Если менеджер ОСК не согласен с корректировкой, то он связывается с менеджером по закупкам для согласования.
Made on
Tilda