ГРУППА КОМПАНИЙ АРТИ

Менеджер ОСК в АРТИ

часть 4

В этой части рассмотрим работу в АИС ERP.
ERP
enterprise resource planning -планирование ресурсов предприятия.
Раздел «БДР» необходим для формализации и автоматизации процесса сбора финансовых данных, оперативного расчета доходности проекта/продажи по средствам заполнения таблицы «БДР» (Бюджет Доходов и Расходов).




  • Подраздел «План» - создание и редактирование БДР;
  • Подраздел «План-факт» - анализ БДР по плановым и фактическим значениям;
  • Подраздел «План-Факт-ФР» - анализ БДР с согласованными финансовыми результатами.

Общая схема работы с БДР
Создание БДР
Внесение факта
Согласование ФР
Регулярный анализ финансовых показателей
  • Менеджер ОСК приступает к созданию БДР в рамках регламента ВСД >
Основанием для создания БДР является бюджет проекта от менеджера по продажам.

  • Анализ и контроль БДР-а происходит в рамках регламента КДСК >

1 | Подраздел «План»

В реестре отображаются все созданные БДР-ы.

Чтобы создать новый БДР нажмите «Создать новый БДР».
Шаг 1 - Создание БДР

  • «Организация» – выпадающий список всех созданных контрагентов (синхронизация с АИС SD);
  • «Юридическое лицо (Исполнитель по договору)» - выберите из списка;
  • «Центр прибыли» - выберите фактический центр прибыли;
Если по договору предусмотрено несколько центров прибыли, необходимо создать отдельный БДР на каждый центр прибыли.

Существует три центра прибыли:
  1. Сервис - к данному центру прибыли относятся все проекты по сервису КМТ/СВТ.
  2. Решения - к данному центру прибыли относятся все проекты по продаже и сопровождению решений ОСР.
  3. Продажа - к данному центру прибыли относятся все проекты по продаже товаров.
  • «Наименование договора»:
-выпадающий список (если синхронизация с АИС SD по действующим договорам);
-свободное заполнение (если договора нет в АИС SD).


  • «Тип контракта» - если договор выбран из списка, заполняется автоматически;
  • «Дата подписания договора» - если договор выбран из списка, заполняется автоматически;
  • «Дата начала оказания услуг» и «Дата окончания оказания услуг» - если договор выбран из списка, заполняется автоматически.
  • «Периодичность реализации» - выберите периодичность выставления закрывающих документов согласно договору:
-«Ежемесячно» - закрывающие документы формируются каждый месяц;
-«Ежеквартально (Календарный)» - закрывающие документы формируются каждый квартал. Значения плана и факта суммируются первого числа месяца, следующего за кварталом;
-«Ежеквартально (Произвольный)» - закрывающие документы формируются каждый квартал. Значения плана и факта суммируются на третий месяц после месяца «Дата начала оказания услуг».
Например: «Дата начала оказания услуг» - февраль, 1 мая все значения плана и факта суммируются и отображаются в апреле.

  • «Бюджет с НДС» - заполняется вручную (рассчитывается автоматически, если было заполнено поле «Выручка без НДС»);
  • «Выручка без НДС» - заполняется вручную (рассчитывается автоматически, если было заполнено поле «Бюджет с НДС»).
Если при корректировки БДР меняется срок оказания услуг, то система запросит выбрать метод пересчета запланированных статей:
  • «Равномерно по месяцам» – плановые суммы равномерно распределяются между месяцами срока действия договора на основании значения поля «Сумма в год».
  • «Пересчет итоговой суммы» - плановая «Сумма в год» пересчитается на основании сумм оставшихся месяцев действия договора.

  • «Ответственный менеджер ОСК» - если договор выбран из списка, заполняется автоматически;
  • «Ответственный менеджер продаж» - если договор выбран из списка, заполняется автоматически.
Важно! БДР создается в рамках одного календарного года. Если часть расходов и/или доходов планируются на следующий год, то необходимо создать отдельный БДР с планируемыми расходами и доходами на следующий год.
Далее последовательно нужно добавить планируемые статьи доходов и расходов согласно бюджету проекта.
В окне «Добавление статьи» нужно выбрать статью, указать общую сумму за год, разбить общую сумму по месяцам.
  • Количество месяцев = срок оказания услуг;
  • «÷» - равномерно разбивает «Сумма в год» по месяцам;
  • Прямые расходы указываются без НДС.
После заполнения сохраняем БДР.
Шаг 2 - Просмотр БДР

Доступные функции в режиме просмотра:

  • «Редактирование» - режим редактирования;
  • «Квартальный перерасчет БДР» – используется при ежеквартальной периодичности реализации для запуска автоматического пересчета;
  • «Копировать» - создание нового БДР-а методом копирования;
  • «Удаление» - при удалении БДР-а активные задачи по данному БДР-у отменяются;

  • Вкладка «Внесение факта» - за наполнение отвечает менеджер по продажам или менеджер ОСК по проектам, где оказываются услуги сервиса или сопровождения решений;
  • Вкладка «Внести ФР» - просмотр финансовых результатов (за наполнение вкладки отвечает Финансовый менеджер ГФУ);
  • Вкладка «Согласование» - список задач на согласование финансовых результатов;
  • Статья «Номер счета списания затрат» – добавляет менеджер ОСК на основании накопительного заказа покупателя 1С УТ за отчетный период. Финансовые результаты подгружаются в БДР по этому номеру счета.
Факт по БДР заполняется менеджером ОСК после появления фактических данных по статьям. Фактические значения вносятся в месяц, в котором они были зафиксированы в учетных системах без НДС.
Чтобы внести значения, нажмите на «не задано» напротив статьи.
  • «Номер счета списания затрат» - номер заказа покупателя 1С УТ.
  • «Выручка от реализации (без НДС)» - сумма реализации без НДС за отчетный месяц.
  • ТМЦ - себестоимость материалов или оборудования, использованного в проекте за отчетный период.

2 | Подраздел «План-факт»

Подраздел «План – факт» - анализ плановых и фактических значений БДР-ов по заданным параметрам. По умолчанию отображается общая информация на текущий год.
Область «Итого» отображает суммарные данные за выбранный период.


Чтобы отфильтровать значения, нажмите «Настройка выборки», выберите нужные фильтры и нажмите «Сформировать».

Если нужно выгрузить данные в excel, нажмите «Скачать».

Каждый месяц финансовый менеджер ГФУ собирает всю информацию для формирования финансовых результатов по каждому проекту/продаже.
Во вкладке «Согласования» отображается реестр задач на согласование ФР.

Задачи создаются в АИС CRM. При нажатии на название задачи происходит переход на страницу задачи в АИС CRM.

Подробнее о процессе читайте в следующем материале курса.

3 | Подраздел «План-Факт-ФР»

Подраздел «План-Факт-ФР» позволяет проанализировать данные по запланированным, фактическим и финансовым значениям БДР.
1 - Настройка выборки такая же как и в подразделе «План-факт».
2 - Значения в столбце «ФР» отображаются только после успешного согласования ФР по статье.
3 - Значение в столбце «отклонение руб.» = «ФР» - «факт».
4 - Значение в столбце «отклонение %» = «отклонение руб.» / «факт»*100.
Made on
Tilda