Группа компаний арти
Отдел активных продаж в АРТИ
Часть 5
Часть 5
Воронка продаж в АРТИ -
Работа в АИС ERP
Работа в АИС ERP
ERP
enterprise resource planning -планирование ресурсов предприятия.
Раздел «БДР» необходим для формализации и автоматизации процесса сбора финансовых данных, оперативного расчета доходности проекта/продажи посредством заполнения таблицы «БДР» (Бюджет Доходов и Расходов).
- Подраздел «План» -создание и редактирование;
- Подраздел «План-факт» - анализ БДР по плановым и фактическим показателям;
- Подраздел «План-Факт-ФР» - анализ БДР с согласованными финансовыми результатами.
Общая схема работы с БДР
Создание БДР (внесение плановых значений)
Внесение факта
Согласование финансовых результатов
1 | Подраздел «План»
В реестре «БДР» отображаются все созданные БДР-ы. В рамках задачи АИС CRM «Контроль исполнения договора» менеджер по продажам формирует БДР. Данное правило распространяется только на поставочные продажи оборудования, комплектующих и решений.
Если договор заключен на услуги предоставления сервиса печати или внедрения и сопровождения решений, то БДР формирует ответственный менеджер ОСК.
Если договор заключен на услуги предоставления сервиса печати или внедрения и сопровождения решений, то БДР формирует ответственный менеджер ОСК.
Чтобы создать новый БДР нажмите «Создать новый БДР».
- Организация – выберите ранее созданную организацию в АИС CRM. Если не получается найти организацию, проверьте в АИС CRM положение переключателя «Обслуживается в Service Desk» на странице организации.
- Юридическое лицо (Исполнитель по договору) - выберите из списка;
- Центр прибыли - выберите фактический центр прибыли. Если по договору предусмотрено несколько центров прибыли (сервис, решения, продажа), необходимо создать отдельный БДР на каждый центр прибыли;
- Периодичность реализации - выберите периодичность выставления закрывающих документов согласно договору: ежемесячно или ежеквартально;
- Бюджет с НДС - заполняется вручную (рассчитывается автоматически, если было заполнено поле «Выручка без НДС»);
- Выручка без НДС - заполняется вручную (рассчитывается автоматически, если было заполнено поле «Бюджет с НДС»).
- Наименование договора - введите название договора;
- Тип контракта - выбрать нужный тип контракта;
- Дата подписания договора - указать дату;
- Дата начала оказания услуг и Дата окончания оказания услуг - необходимо выбрать период, в котором запланированы все действия по договору: закупка, реализация, оплата.
В полях «Ответственный менеджер ОСК» и «Ответственный менеджер продаж» менеджер по продажам указывает себя.
Важно! БДР создается в рамках одного календарного года. Если часть расходов и/или доходов планируются на следующий год, то необходимо создать отдельный БДР с планируемыми расходами и доходами.
Далее необходимо заполнить статьи расходов. Последовательно добавить планируемые статьи доходов и расходов согласно расчетам (карточки контракта).
В окне «Добавление статьи» выбрать статью, указать общую сумму за год, разбить общую сумму по месяцам.
В окне «Добавление статьи» выбрать статью, указать общую сумму за год, разбить общую сумму по месяцам.
- Количество месяцев = срок оказания услуг;
- «÷» - равномерно разбивает «Сумма в год» по месяцам;
- Прямые расходы указываются без НДС.
!!! Статья «Выручка от реализации (без НДС) обязательна к добавлению.
После чего БДР можно сохранить.
Просмотр БДР:
1 - режим редактирования;
2 - кнопка «Квартальный перерасчет БДР» используется при ежеквартальной периодичности реализации;
3 - создание нового БДР-а методом копирования;
4 - режим удаления. При удалении БДР-а активные задачи по данному БДР-у отменяются;
5 - вкладка «Внесение факта» (за наполнение отвечает менеджер по продажам или менеджер ОСК по проектам, где оказываются услуги сервиса или сопровождения решений);
6 - просмотр финансовых результатов (за наполнение вкладки отвечает Финансовый менеджер ГФУ);
7 - список задач на согласование финансовых результатов.
1 - режим редактирования;
2 - кнопка «Квартальный перерасчет БДР» используется при ежеквартальной периодичности реализации;
3 - создание нового БДР-а методом копирования;
4 - режим удаления. При удалении БДР-а активные задачи по данному БДР-у отменяются;
5 - вкладка «Внесение факта» (за наполнение отвечает менеджер по продажам или менеджер ОСК по проектам, где оказываются услуги сервиса или сопровождения решений);
6 - просмотр финансовых результатов (за наполнение вкладки отвечает Финансовый менеджер ГФУ);
7 - список задач на согласование финансовых результатов.
Факт по БДР заполняется после появления фактических данных по статьям. Фактические значения вносятся в месяц, в котором они были зафиксированы в учетных системах.
Чтобы внести значения, нажмите на «не задано» напротив статьи.
- Номер счета списания затрат - номер заказа покупателя 1С УТ.
- Выручка от реализации (без НДС) - сумма реализации без НДС за отчетный месяц.
- ТМЦ - себестоимость материалов или оборудования, использованного в продаже.
2 | Подраздел «План–факт»
Подраздел «План – факт» - анализ плановых и фактических значений БДР-ов по заданным параметрам. По умолчанию отображается информация на текущий год.
Чтобы отфильтровать значения, нажмите «Настройка выборки», выберите нужные фильтры и нажмите «Сформировать».
Если нужно выгрузить данные в excel, нажмите «Скачать».
Область «Итого» отображает суммарные данные за выбранный период.
Каждый месяц финансовый менеджер ГФУ собирает всю информацию для формирование финансовых результатов по каждому проекту/продаже.
БДР - вкладка «Внести ФР»
- Статья расходов ФР - группы статей, состоящие из статьей План-Факт. Под названием группы отображается список статей План-Факт;
- План - суммарное значение запланированных статей План-Факт;
- Факт - суммарное значение фактических расходов и доходов статей План-Факт;
- ФР - значение финансовых результатов;
- Месяц - запланированные месяца. Если финансовые результаты появились в месяце, который изначально не был запланирован, этот месяц появится во вкладке;
- Год – год, в котором запланирована статья;
- «Согласовано ОАП/ОКП» и «Согласовано ОСК» - имеют два значение «Да» и «Нет». Значения отображают текущий статус согласования ФР. После согласования ФР ответственными менеджерами, появляется статус «Да» и строка окрашивается зеленым цветом. Статус «Нет» отображается если: ФР по статье еще не согласован или согласование не создано.
После заполнения ФР отправляются на согласование. Во вкладке «Согласования» отображается реестр задач на согласование ФР.
Если в карточке БДР «Ответственный менеджер ОАП/ОКП» и «Ответственный менеджер ОСК» – разные пользователи, на каждого ответственного менеджера формируется задача с типом «Согласовать БДР».
Если в карточке БДР «Ответственный менеджер ОАП/ОКП» и «Ответственный менеджер ОСК» – разные пользователи, на каждого ответственного менеджера формируется задача с типом «Согласовать БДР».
Задачи создаются в АИС CRM. При нажатии на название задачи происходит переход на страницу задачи в АИС CRM.
Типы задач:
Типы задач:
- «Согласовать ФР» - создается автоматически после загрузки ФР за период (календарный месяц/квартал). Срок выполнения задачи – 2 рабочих дня.
- «Скорректировать ФР» - создаётся автоматически, если ответственный менеджер не согласовал значение ФР. Срок выполнения задачи – 2 рабочих дня.
Если какая-то статья/статьи не согласованы, обязательно добавляется комментарий с описанием причины.
Добавленные комментарии отображаются во всех задачах «Согласование ФР» и «Скорректировать ФР» в рамках согласования одного периода (месяца).
Добавленные комментарии отображаются во всех задачах «Согласование ФР» и «Скорректировать ФР» в рамках согласования одного периода (месяца).
3 | Подраздел «План-Факт-ФР»
Подраздел План-Факт-ФР позволяет проанализировать данные по запланированным, фактическим и финансовым значениям БДР.
Настройка выборки такая же как и в подразделе «План-факт».
Настройка выборки такая же как и в подразделе «План-факт».
- Значения в столбце «ФР» отображаются только после успешного согласования ФР по статье.
- Значение в столбце «отклонение руб.» = «ФР» - «факт».
- Значение в столбце «отклонение %» = «отклонение руб.» / «факт»*100.
