ГРУППА КОМПАНИЙ АРТИ
Менеджер ОСК в АРТИ
часть 3
Менеджер ОСК в АРТИ
часть 3
Во третьей части рассмотрим процесс выставления счетов и подачи реализации.
1 | Создание заказа под реализацию
Менеджер по сопровождению в первый рабочий день отчетного месяца создает ручной накопительный «Заказ покупателя» 1С УТ на услугу по каждому сопровождаемому сервисному договору.
В комментарии к «Заказу покупателя» прописывается наименование отчетного месяца.
В комментарии к «Заказу покупателя» прописывается наименование отчетного месяца.
Пример заказа покупателя 1С
1 - Номер «Заказа покупателя» 1С УТ;
2 - Наименование организации-исполнителя с нашей стороны;
3 - Наименование организации контрагента;
4 - Номер договора;
5 - Ответственный менеджер по сопровождению;
6 - Во вкладке "Дополнительно" указываем ответственного менеджера по продажам и центр прибыли (ОТО/ОСР);
7 - Комментарий с указанием отчетного месяца.
1 - Номер «Заказа покупателя» 1С УТ;
2 - Наименование организации-исполнителя с нашей стороны;
3 - Наименование организации контрагента;
4 - Номер договора;
5 - Ответственный менеджер по сопровождению;
6 - Во вкладке "Дополнительно" указываем ответственного менеджера по продажам и центр прибыли (ОТО/ОСР);
7 - Комментарий с указанием отчетного месяца.
По завершению наполнения счета со стороны бухгалтера ОБУ менеджер по сопровождению по истечению отчетного месяца приступает к формированию отчетных документов.
Весь пакет документов прописан в условиях договора с Заказчиком.
Если договор абонентский
то менеджер по сопровождению производит расчет суммы реализации для формирования отчетных документов, исходя из предоставленного бюджета проекта.
Если договор покопийный
то менеджер по сопровождению выгружает данные по счетчикам из программы PrintXpert (либо получает их от ОСР) и производит расчет суммы реализации для формирования отчетных документов.
Если договор L-труд (по факту выполненных работ)
то менеджер по сопровождению выгружает отчет о выполненных работах в АИС SD и на основании его подаёт реализацию в ОБУ.
2 | Подача реализации
Менеджер по сопровождению создает задачу АИС Portal на бухгалтера ОБУ для формирования закрывающих документов.
В обязательный комплект бухгалтерских документов к реализации входит:
В обязательный комплект бухгалтерских документов к реализации входит:
- счет;
- акт выполненных работ;
- счет-фактура.
Если по договору предусмотрены шаблоны форм отчетных документов, то документы формируются на основании шаблонов сотрудников ОСК. Срок исполнения задачи устанавливается в зависимости от условий договора.
В задаче указывается:
В задаче указывается:
- Номер «Заказа покупателя» 1С УТ;
- Сумму реализации и сумму НДС;
- Период реализации;
- Дополнительные условия формирования закрывающих документов;
- Способ передачи документов заказчику.
Важно! Если заказчик не согласовал отчетные документы к указанному сроку, то в ОБУ можно предоставить предварительную сумму реализации при выполнении следующих условий:
- Сумма предварительной реализации не должна значительно отличаться от итоговой суммы;
- Итоговая сумма реализации будет предоставлена в ОБУ не позднее пятнадцатого рабочего дня, следующего месяца за отчетным.
Далее
После того, как документы были сформированы бухгалтером ОБУ, менеджер по сопровождение ОСК проверяет документы и отправляет их заказчику. Данное действие выполняется в течение одного рабочего дня.
Если вместе с отчетными документами заказчику необходимо передать оригиналы сервисных листов, то менеджер по сопровождению ОСК создает задачу в проекте АИС Portal на менеджера- координатора ОКС.
Менеджер по сопровождение ОСК организовывает отправку и возврат подписанных отчетных документов через курьерскую службу (задача в АИС Portal на офис-менеджера).
Менеджер по сопровождение ОСК передает подписанные документы бухгалтеру ОБУ. Данное действие должно быть выполнено не позднее 11-го числа второго месяца после отчётного.
По ссылке можно посмотреть графическую схему процесса "Выставление счетов и списание материальных ценностей". Совет: для удобства просмотра файл лучше скачать.
