Группа компаний арти
Менеджер-координатор в АРТИ
Часть 4
Часть 4
В четвёртой части рассмотрим более подробно раздел "Планирование", а именно процессы проведения плановых работ и инвентаризации парка техники.
1
Проведение плановых работ
Проведение плановых работ - это услуга по оказанию планового сервисного обслуживания оборудования заказчиков.
В плановые работы входит:
В плановые работы входит:
- РПР - регламентно-профилактические работы. Это услуга полной профилактики оборудования, которая включает в себя мероприятия по чистке устройства и оценки состояния ресурсных деталей.
- КТС - контроль технического состояния. Это общий осмотр оборудования на предмет его работоспособности и анализ показаний счётчиков.
На каждый предотчётный месяц в АИС SD в разделе "Планирование" - подраздел "Планы" формируется план работ на каждый объект тех заказчиков, у которых входит данная услуга по условиям договора.
При переходе в реестр плана за месяц открывается список всех нарядов по выбранному периоду.
Наряд - это сформированная запись со списком заданий на проведение работ по конкретному объекту заказчика.
При переходе в реестр плана за месяц открывается список всех нарядов по выбранному периоду.
Наряд - это сформированная запись со списком заданий на проведение работ по конкретному объекту заказчика.
1 - Отображает прогресс выполнения по плановым работам в месяц
2 - Переход в карточку наряда по конкретному объекту заказчика
3 - ID и номер наряда в системе
4 - Гиперссылка договор заказчика
5 - Объект заказчика с адресом
6 - Отображает количество добавленного оборудования в наряд и количество завершенных плановых работ
2 - Переход в карточку наряда по конкретному объекту заказчика
3 - ID и номер наряда в системе
4 - Гиперссылка договор заказчика
5 - Объект заказчика с адресом
6 - Отображает количество добавленного оборудования в наряд и количество завершенных плановых работ
При переходе в карточку наряда отображается полная информация по заказчику, объекту и оборудованию на нём.
1 - Системная информация
2 - Информация по заказчику и объекту
3 - Задания по наряду
4 - Список оборудования на объекте
2 - Информация по заказчику и объекту
3 - Задания по наряду
4 - Список оборудования на объекте
Менеджер-координатор:
А как план формируется в системе?
АРТИ:
1) Менеджер-координатор направляет руководителю ОТО список оборудования для формирования плана на основании условий договора, который за ним закреплён.
2) Руководитель ОТО на основании полученной информации от менеджера-координатора формирует первичный план и отправляет на согласование в ОСК (отдел сопровождения контрактов).
3) На менеджера по сопровождению создается задание в АИС SD с типом «Согласование нарядов КМТ». Менеджер по сопровождению принимает в работу задание и проверяет корректность составления плана по своим заказчикам:
2) Руководитель ОТО на основании полученной информации от менеджера-координатора формирует первичный план и отправляет на согласование в ОСК (отдел сопровождения контрактов).
3) На менеджера по сопровождению создается задание в АИС SD с типом «Согласование нарядов КМТ». Менеджер по сопровождению принимает в работу задание и проверяет корректность составления плана по своим заказчикам:
- если план не согласован и требуются корректировки, то создается задание «Корректировка нарядов КМТ» АИС SD на руководителя ОТО.
- если план АИС SD согласован, то менеджер по сопровождению переводит задание «Согласование нарядов КМТ» АИС SD в статус «Выполнено».
Менеджер-координатор:
Какие ещё задачи по этому процессу нужно выполнить менеджеру-координатору?
АРТИ:
Кроме первого задания «Назначение специалиста и дата выезда» менеджеру-координатору необходимо принять результат выполненной работы инженером.
После того, как инженер провел требуемые действия по аппарату на менеджера-координатора формируется задание с типом «Подтвердить выполнение».
После того, как инженер провел требуемые действия по аппарату на менеджера-координатора формируется задание с типом «Подтвердить выполнение».
По ссылке можно посмотреть графическую схему процесса "Проведение плановых работ". Совет: для удобства просмотра файл лучше скачать.
2
Инвентаризация парка техники
Инвентаризация парка техники (ИТЗ) - это процесс, в ходе которого сервисный инженер выезжает на объект заказчика для инвентаризации оборудования и проверки его технического состояния.
Как правило, данный процесс выполняется с новыми заказчиками, но и по текущим периодически тоже может проводиться.
В задаче на проведение инвентаризации должно быть указано:
Как правило, данный процесс выполняется с новыми заказчиками, но и по текущим периодически тоже может проводиться.
Описание процесса
Менеджер по сопровождению на АИС Portal создает задачу на менеджера-координатора о необходимости проведения инвентаризации.
В задаче на проведение инвентаризации должно быть указано:
- Количество объектов и адреса.
- Список оборудования.
- Дополнительная информация.
- Контакты ответственных лиц.
- Сроки проведения инвентаризации.
- Необходимость пропуска.
- Необходимость маркировки.
- Дополнительные задания (при наличии).
Важно! Срок выполнения инвентаризации устанавливается согласно договору.
Все инциденты с типом задания ИТЗ находятся в АИС SD в разделе "Планирование" - подраздел "Инвентаризация.
1 - ID инцидента в системе
2 - Название инцидента ИТЗ в системе
3 - Текущий статус задания
4 - Информация о договоре и организации заказчика
5 - Информация, кем и когда создан инцидент
6 - Переход в карточку инцидента
2 - Название инцидента ИТЗ в системе
3 - Текущий статус задания
4 - Информация о договоре и организации заказчика
5 - Информация, кем и когда создан инцидент
6 - Переход в карточку инцидента
Карточка инцидента содержит необходимую информацию для выполнения задания.
1 - Меню карточки
2- Основная информация по инциденту
2- Основная информация по инциденту
Вкладка "Задания" отображает список всех задач по данному инциденту.
1 - ID задачи в системе
2- Тип задания
3 - Текущий статус задания
4 - Исполнитель задания
5 - Информация, кем и когда создано задание
2- Тип задания
3 - Текущий статус задания
4 - Исполнитель задания
5 - Информация, кем и когда создано задание
Порядок действий:
- 1Менеджер-координатор в АИС SD создает задание «Инвентаризация», назначает исполнителя и указывает даты выездов в задании «Назначение специалиста и дата выезда».Если необходимо, то менеджер-координатор заказывает пропуска для инженера на объект заказчика.
- 2Менеджер-координатор отправляет инженеру дополнительную информацию об инвентаризации.Содержание письма:
- Объект.
- Контактное лицо.
- Время прибытия.
- Необходимые типы работ.
- Список оборудования.
- 3Инженер выезжает на объект заказчика и проводит инвентаризацию, печатает лист конфигурации, при необходимости маркирует оборудование. После завершения работ инженер переводит задачу в статус «Выполнено».
- 4Менеджер-координатор принимает задание «Подтвердить выполнение» и проверяет результаты инвентаризации.Если ошибок не обнаружено, то переводит задание в статус «Выполнено».
Если требуется лист конфигурации, то запрашивает лист конфигурации у инженера. - 5Менеджер-координатор скачивает отчет «Результаты инвентаризации» и прикладывает данный Excel-файл с отчётом по итогам инвентаризации в задачу АИС Portal и переводит в статус «Выполнено».
- 6Менеджер по сопровождению проверяет результаты инвентаризации в задаче АИС Portal, согласно приложенному Excel-файлу «Результаты инвентаризации».Если ошибок не обнаружено, то завершает задачу.
Если есть ошибки, то менеджер по сопровождению создает задачу на менеджера-координатора для исправления недочетов.
По ссылке можно посмотреть графическую схему процесса "Инвентаризация парка техники". Совет: для удобства просмотра файл лучше скачать.
Порядок эскалации проблемы руководителю при нарушении сроков выполнения операций или в случае возникновения непредвиденной ситуации:
В случае возникновения непредвиденной ситуации (нарушения установленных сроков выполнения операций процесса и т.д.) должен применяться следующий подход: если первая попытка решить проблему собственными силами в рамках утвержденного регламента не увенчалась успехом, необходимо эскалировать её руководителю подразделения.
